PLANIRANJE PLANA

“Ne planirati je isto kao i planirati neuspeh!”

Narodna poslovica

Možda ne prihvatite baš potpuno poruku navedene poslovice, ali pokušaćemo na primerima iz prakse da vas zainteresujemo za planiranje kao najkreativniji deo procesa upravljanja projektima (na projekte se uglavnom i usmeravaju organizacije civilnog društva, ali sve više i korporativni i javni sektor, pa je ova oblast postala preovlađujući oblik organizacije poslova, timova i organmizacija).

Kako god bilo izazovno, ozbiljno planiranje ima i ozbiljne korake kako funkcija planiranja ne bi bila samo deo procesa, već pravi oslonac za sve dalje korake. Na tom putu, izazov je:

  • odrediti cilj(eve)
  • utvrditi politike za ostvarivanje cilja/eva
  • izabrati strategiju/e
  • izraditi plan, kao instrument koji će nam pomoći da realizujemo cilj

“Razmišljanje o budućnosti” kako neki nazivaju planiranje, daje nam divnu priliku svaki put da izaberemo akcije koje će nas dovesti do željenog cilja. Daje nam i priliku da dodelimo radnjama pravi redosled. Daje nam i priliku da prepoznamo, razumemo i procenimo svih “Porterovih pet sila” koje utiču na našu organizaciju i/ili naš projekat (ovaj model se uglavnom primenjuje na biznis sektor, ali nije nepoznat ni stratezima u civilnom sektoru koji znaju da prilagode svojoj organizaciji nalaze stratega dr Majkla Portera (konkurencija – moć partnera – moć korisnika projekta – opasnost supstitucije (zamene) – pretnje od novih organizacija

Svakako većini bliži, jeste model SWOT analize, alat uz koji bolje razumemo Strengths (Snage), Weaknesses (Slabosti), Opportunities (Mogućnosti) i Threats (Pretnje) za naš cilj.

Posebno je važno da identifikujete koje su inicijative visokog prioriteta i koje su inicijative niskog prioriteta. Da biste to uradili, potreban vam je zajednički skup kriterijuma, koji će svi u organizaciji koristiti za sprovođenje tih procena. Oni se nazivaju strateški filteri i ti filteri će biti stvari koje su jako važne za vašu organizaciju. Filteri će jasno prikazati inicijative koje nisu u skladu sa utvrđenim pravcem organizacije, pa ćete ili prilagoditi potrebama organizacije ili totalno odbaciti pojedine inicijative.

Vrlo je važno i da procenite koliki ste rizik spremni da preduzmete.

  • Da li će znanja koja danas imate biti relevantna za inicijative koje sutra planirate da preduzmete?
  • Kako ćete stići do svoje ciljne grupe i/ili do krajnjih korisnika?
  • Kakva je vaša interna “infrastruktura” i struktura troškova inicijativa koje želite da preduzmete?
  • Da li ćete sarađivati sa istim partnerima ili ćete tražiti nove?
  • Hoćete li se “boriti” za poznate izvore finansiranja, o kojima već imate određena znanja, ili ćete se takmičiti sa novim konkurentima, kod istih donatora, o kojima ne znate apsolutno ništa?

Sve što smo naveli kao naše izazove u procesu planiranja, verujemo da dele mnoge organizacije. Ipak, ništa od navedenog ne bi bilo ni efikasno niti bi imalo dobar učinak, da se stalno nismo vraćali na četiri ključna elementa na kojima je postavljen Horizont 21:

  • Misija – zašto postoji naša organizacija? Koja je njena svrha?
  • Vizija – izjava o tome gde ćemo, radeći to što radimo, biti u nekom trenutku u budućnosti? Šta želimo da postignemo? Kako želimo da tada izgleda Horizont 21?
  • Principi – pravila po kojima želimo da naš tim živi i radi. Kako želimo da se ljudi u Centru ponašaju? Na koji ćemo način svi u organizaciji pokušavati da procenimo i donosimo odluke?
  • Naši ciljevi – specifični – merljivi – dostižni – realni – uvremenjeni

Deluje suviše teorijski?

Možda, ali bez toga – teško da ćete postati profesionalni pokretač promena. Jer, cilj plana projekta je da se definiš pristup koji će se koristiti od strane
projektnog tima, čime treba da se ispuni namena projekta. Pojektnim planom trebalo bi da dobijete odgovore na neka osnovna pitanja o projektu:

Zašto? – Šta je problem ili cilj projekta? Zašto je projekat započet?
Šta? – Šta je posao koji će biti obavljen u okviru posla? Šta su glavni rezultati/ciljevi?
Ko? – Ko učestvuje na projektu i šta su njihove odgovornosti? Kako će biti organizovani?
Kada? – Šta je vremensko ograničenje projekta i koje su to vremenske granice do kojih projekat treba da bude završen?

Vrste planova

Različiti su kriterijumi po kojima možemo deliti planove:

Po sadržaju:
• Plan aktivnosti
• Plan resursa
Prema vremenskom opsegu:
• Dugoročni
• Kratkoročni
• Dnevni
• Mesečni
• Godišnji
• Višegodišnji
• …
Podela po nameni:
• Osnovni
• Pregledni
• Operativni

Kada čujete – problem je u planiranju

“Suviše sam zauzet da bih planirao” (ili: možda ste suviše zauzeti , jer ne planirate!)

“Moj šef planira. Ja se ne mešam u to” (ili: da li Vi gurate u istom pravcu kao i ostatak tima?)

“U čemu je greška? Stvari se nikada ne razvijaju u skladu sa planom” (ili: planiranjem se fokusirajte na budućnost i brže ćete odgovarati na promene u okruženju)

Pišite nam vaša iskustva...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *